社会团体换届选举工作合规指南

作者：耿碧君律师

社会团体换届选举是社会团体组织建设的重要环节，对于保障会员民主权利、完善内部治理结构、促进社会团体健康有序发展具有关键意义。然而，当前国内社会团体换届选举仍面临一系列突出问题：部分组织存在程序执行不规范，如未按章程规定时间换届、候选人提名过程透明度不足；民主参与机制虚化，会员代表产生程序不严谨、表决形式化现象普遍；监督机制缺位，监事会未能有效履行职责，选举过程缺乏第三方监督；负责人任期管理宽松，个别组织存在会长连任超届、兼职党政干部未履行审批手续等问题；备案流程滞后，部分组织未在规定时限内完成变更登记，影响登记管理机关监管效能；档案管理薄弱，选举材料归档不完整、公开不及时，导致会员知情权受限。

为便于社会团体换届规范换届选举工作，确保选举遵循“民主、公开、公平、公正、规范”的原则，依据《社会团体登记管理条例》《广东省社会团体章程示范文本》等法律法规及政策要求，结合深圳市社会团体实际情况，特编写本换届工作合规指南，以供参考适用。

一、换届选举的组织筹备

（一）换届时间规范

社会团体须严格依照章程规定按时换届，若因特殊情况需提前或延期换届，须经理事会表决通过，并报登记管理机关批准，实行双重管理的社会团体，需报送业务主管单位后，再书面报送登记管理机关。且延期或提前长不得超过1 年。对于任期届满超 1 年未换届的社会团体，登记管理机关可责令其限期换届，但延期或提前换届长不超过1年，否则登记管理机关可责令其在规定时间内进行换届。逾期不换届的，年检时登记管理机关将视情况评定为基本合格或不合格。

（二）筹备机构组建

1、换届选举工作由理事会负责，应在大会召开前至少3 个月，由理事会（常务理事会）提名成立换届工作领导小组或换届选举委员会、换届选举筹备小组（以下统称为“临时领导机构”），成员包括党员代表、理事代表、监事代表和会员代表。

2、若理事会（常务理事会） 不能或不召集，可由监事会（或半数以上监事）召集主持；

3、若监事会（或半数以上监事）也不能或不召集主持，五分之一以上会员（代表）、三分之一以上理事可自行召集并推举一名负责人主持，成立由1/5以上理事、监事、本会党组织班子成员或党建联络员组成的临时领导机构，负责换届选举工作。

4、临时领导机构成员一般为单数，按少数服从多数的原则进行决策。成员名单产生后，应发布公告或通知，告知全体会员。

（三）选举方案制定

临时领导机构需按照章程规定审核会员资格条件、确定大会形式，列明应参会会员名单，拟定换届选举工作方案、换届选举办法、换届选举大会议程、组织提名理事会理事、监事（长）、会长、副会长、秘书长等拟任候选人建议人选，并对应大会议程准备大会需要审议的相关材料和设备用品等。

监事或监事会负责换届选举的监督工作，无监事的社会团体需由理事会推举选举监督委员会承担监督职责，临时领导机构成员和新一届理事会、监事会候选人一般不应担任选举监督委员会成员。

需要注意的是，社会团体法定代表人原则上由会长担任，特殊情况需由副会长担任的，须在章程中载明，并经登记管理机关批准，有业务主管单位的需事先报其审查同意。同时，秘书长和会长不得在同一会员单位产生，会长不得兼任秘书长。

（四）会议通知要求

换届选举方案、选举办法、换届大会议程、候选人名单、理事会工作报告、财务工作报告等需大会审议的文件经理事会决议通过后，方可召开会员（代表）大会。须提前不少于20 日将会议时间、地点和审议事项通知会员（代表），大会不得对通知未列明事项作出决议。

会议通知建议设置参会回执，并限定回执回收期限，以便对参会人员人数及身份的确认，实现有效管理。

同时，对于决议通过的候选人资料，建议在会员（代表）大会召开至少五个工作日前向全体会员（会员代表）公开，同时在社会团体网站上公布，以保证会员在投票时对候选人有足够的了解。

二、换届选举的进行

召开换届选举会员大会（或会员代表大会）不得采用通讯方式。须有全体会员（代表）的三分之二以上出席方为有效。会议主持人在确认出席会员资格和人数比例后，按照理事会决议通过的大会议程逐项进行。

对于因特殊原因无法出席会议的会员（代表），可委托他人代理出席，代理人需出示授权委托书并交社会团体秘书处备案，在授权范围内行使表决权，且每名代理人只能接受一份委托。

换届选举应采用现场无记名投票方式，可实行等额选举，鼓励差额选举。选票须载明会议名称、届次、形式（会员大会、会员代表大会）、选举形式、被选举人信息、拟任职务及选举意见（赞成、反对、弃权）等内容。选举及其他决议事项需经到会会员（代表）过半数通过，修改章程和决定合并、分立、终止等重大事项须经出席会议的会员（代表）三分之二以上表决通过。

会员（代表）大会需对所议事项制作会议纪要，出席会议的理事应在会议记录上签名，并向会员（代表）公告。大会的签到表、选票、决定、决议及会议记录等资料需建立档案妥善保管，并向全体会员公开。

三、换届选举后备案

（一）换届备案流程

社会团体应在换届选举结束后30 日内，进行线上备案。

1、备案流程：登录线上业务办理系统“社会组织工作平台”http://218.17.84.148:9009/SOCSP_O/loginSucceed，具体流程如下:进入网站，输入账号和密码—点击“换届备案”—阅读申请须知后点击“下一步”—选择办理备案业务—完善表单信息—按要求上传材料—确认无误后提交—完成申报。

2、如申报材料被退回，可点击菜单栏“业务办理—业务跟踪”查看回复意见，修正材料内容后应重新提交。相关材料均平台材料模版为准。

3、提交备案后登记管理机关将指派会计师事务所对社会团体进行审计，审计完成后，须再进行一次换届后备案。

（二）负责人变更备案

社会团体负责人变更需遵循“一届一备、变更必备” 原则。换届产生新一届负责人后，无论人员或职务是否变动，均需到登记管理机关办理变更备案。

社会团体的负责人是指会长（或称理事长）1名、副会长（或称副理事长）若干名、秘书长1名。有设置常务副会长的，也属于负责人。负责人总数一般不超过理事会总人数的三分之一，一般不少于7人，且为奇数。

其中属于党政领导干部届满后继续兼任的，需事先根据《关于党政机关领导干部在社会团体兼职问题的通知》（深组通字〔2005〕60号）精神，重新按照干部管理权限履行审批手续。

（三）法定代表人变更

如果变更法定代表人，需在广东政务服务网上提交法定代表人变更申请。法定代表人须由章程规定的负责人担任，不得兼任其他社会团体法定代表人，否则登记管理机关不予受理。

四、届中选举相关事项

（一）届中重新选举条件

社会团体届中因特殊情况需重新选举会长、副会长，可召开临时理事会议，但需具备以下情况：

1、会长认为必要时；

2、三分之一以上理事书面联名提议并提交提议理事签名的提议函；

3、二分之一以上监事书面联名提议并提交提议监事签名的提议函。

理事会会议由会长召集主持，会长因特殊原因不能履行职务时，可委托副会长或秘书长召集主持；若会长不履行职务，由理事会重新推举其他理事召集主持。

（二）负责人任期限制

会长、副会长、选任制秘书长每届任期与会员大会任期相同，会长连任不得超过两届。特殊情况需延长任期（延期1 届）的，须通过差额选举方式，经出席会员（代表）大会三分之二以上会员（代表）表决通过，并报登记管理机关备案；实行双重管理的，需报业务主管单位审查同意。

（三）届中增补与变更程序

届中增补或变更会长、副会长、理事、监事，选举工作由本届理事会负责，候选人需经本届理事会全体理事过半数表决通过后，提交会员（代表）大会投票选举产生。

（四）届中备案流程

开完届中变更会议后30 日内需进行届中备案，流程为：登录 “社会组织工作平台”，依次点击 “届中备案”、阅读须知、选择业务、完善信息、上传材料、提交申报。如需变更法定代表人，完成备案后需在广东政务服务网提交变更申请。

合规进行社会团体换届选举工作是保障会员权益、优化内部治理、维护组织公信力的基石，更是社会组织依法依规运行的重要体现。通过规范程序、强化监督、落实备案，社会团体不仅能够规避法律风险，更能提升治理效能，实现健康可持续发展。浩略律所始终秉持“专业为本、服务为先”的理念，致力于为社会组织提供全方位的法律支持与合规指导，助力社会团体完善治理体系，应对复杂挑战，共同推动社会组织领域的规范化与高质量发展。